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Alerte sur le flex office.

La notion de “bureau flexible” essaime dans de nombreuses grandes entreprises… et inquiète les salariés. L’idée commence à trotter dans la tête de certains de nos dirigeants AG2R LA MONDIALE. Premier point sur ce dossier sensible.

Flex office, quèsaco ?

Imaginé aux États-Unis et apparu en France dans les années 2000 pour une population de consultants ou commerciaux « nomades » plus souvent présents chez leurs clients qu’au bureau, le flex office désigne l’absence de bureau fixe. Le salarié qui vient occasionnellement travailler dans les locaux de l’entreprise se voit allouer une place à la journée. Avec la montée en flèche du travail à distance, ce moyen de réduire le nombre de mètres carrés de bureaux, tendance déjà observée avant la crise sanitaire, est de retour dans la tête de nombreuses directions.

D’après la troisième édition du baromètre des dirigeants d’avril 20211, 80 % des grandes entreprises françaises souhaitent pérenniser le télétravail post-crise et se disent prêtes à revoir l’organisation du travail en mode hybride (un mixte de présentiel et de distanciel) ; cela signifie, entre autres, revoir les espaces de travail devenus inadaptés à la fréquentation des locaux…

Premier arrivé, premier servi ?

« Depuis dix mois, la crainte de ne plus avoir de bureau fixe crée beaucoup de stress chez les télétravailleurs qui souhaitent revenir sur site, même à raison de deux ou trois jours par semaine seulement », explique Jérôme Chemin, secrétaire général adjoint de la CFDT-Cadres, qui suit depuis longtemps le dossier et accompagne des équipes syndicales confrontées à des réaménagements constants de leurs espaces de travail. Au vu du nombre de participants au webinaire organisé le 5 juin par la CFDT-Cadres sur ce thème, c’est peu de dire que les salariés sont préoccupés par le retour au bureau.

Car le bureau n’est pas qu’un lieu servant à travailler, c’est un repère essentiel de la journée de travail, pour soi et les collègues, ne serait-ce que lorsque l’on veut savoir où trouver une personne dans le bâtiment ou se sentir accueilli le matin. « Nous avons des témoignages de salariés travaillant assis sur la moquette ou dans les escaliers… Certaines entreprises sont allées si loin dans le flex office qu’elles ont dû recréer des “quartiers de bureaux” et relocaliser des services entiers. Il ne serait donc pas surprenant que l’on revienne à l’avenir sur des décisions actuelles. »

Et gare aux fameux taux de sous-occupation des locaux brandis par les directions afin de recruter sans augmenter la taille des bureaux ! « Si, par exemple, la moyenne annoncée est de 62 %, le taux d’occupation des salles de réunion est-il compris dans ce ratio ? Si l’on a un taux d’occupation de 70 % les lundis et mardis qui chute à 56 % les mercredis, se fier à cette moyenne revient à prendre le risque de mettre en difficulté des salariés à chaque début de semaine faute de place. C’est une vraie question. » Lorsque les salariés sont loin du bureau, les risques psychosociaux ont déjà été identifiés bien avant la crise. Ils ont également fait l’objet de nombreuses études depuis mars 2020 sur l’éclatement des collectifs de travail et la difficulté qu’ont les managers de motiver leurs équipes à distance.

Discriminations cachées

La fin du bureau attitré peut aussi devenir synonyme de discriminations cachées. Ainsi, le flex office pour les personnes en situation de handicap qui requièrent un aménagement de poste spécifique n’est pas possible. Si leurs collègues sont en « flex », elles se trouvent isolées et préféreront le télétravail par défaut. Par ailleurs, le bureau met tout le monde sur un pied d’égalité (même fauteuil, même matériel informatique…). « Cette équité est en train de fondre avec le développement du télétravail », souligne Jérôme Chemin.

Négocier l’aménagement des bureaux

L’idée qu’un salarié n’a pas besoin d’une place fixe dans son entreprise du lundi au vendredi suppose que certaines tâches lui incombant puissent être réalisées à distance, en télétravail ou sur un autre site. Le premier conseil rappelé par le webinaire est que pour penser « bureau flexible », il faut d’abord avoir bien négocié le télétravail au sein de son entreprise, sans laisser de côté la question de l’aménagement des bureaux.

En l’absence de propositions des représentants du personnel, il y a fort à parier que la direction suive sa propre idée (économiser des mètres carrés). Elle devrait plutôt mener une analyse fine des besoins des salariés par services et par activités afin de pouvoir répondre à la question suivante : « Pourquoi un salarié vient-il au bureau ? » Cette étude doit associer managers, direction des ressources humaines, juristes, services généraux, représentants du personnel… et salariés concernés. « Et, bien entendu, le CSE doit être consulté, en vertu de l’article L2312-8 du code du travail », rappelle Jérôme Chemin.

Autre impératif : que la direction précise clairement l’objectif poursuivi. Car s’il s’agit uniquement d’une stratégie financière, il faut alerter sur le coût humain de l’opération.

De l’utilité des expérimentations

Enfin, comme pour la mise en œuvre du télétravail, la CFDT recommande de lancer une expérimentation sur un service (voire un établissement) avant de l’étendre à toute une organisation. De même, le principe de réversibilité doit pouvoir s’appliquer si cette période probatoire se révèle peu concluante.

Peut-on refuser le passage en flex office ? C’est difficile, mais demander une place garantie est un enjeu crucial de la négociation.

Car, rappelons un principe intangible :  l’employeur doit  fournir aux salariés des conditions de travail satisfaisantes dans ses locaux.

Pour la CFDT, l’intégration du flex office dans le fonctionnement du groupe AG2R LA MONDIALE ne peut s’envisager qu’après une réflexion sur l’organisation du travail. Et cette intégration doit se négocier, dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail.

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